Úvod:
Organizujte si správy, detekujte hlášky a směrujte je k příslušným procesům bez nutnosti neustálého ručního třídění. Většina firem ztrácí čas nejen proto, že jim chybějí zaměstnanci, ale také proto, že informace mezi nástroji cirkulují ručně. Otiqen vám pomůže identifikovat opakovatelné kroky, zhodnotit možnosti využívaného softwaru a implementovat vylepšení přizpůsobená skutečnému procesu.
Obvyklá situace:
Jedna krabice přijímá objednávky, dotazy a faktury, a zaměstnanec vždy hodnotí typ zprávy a předává ji dále. Tento proces je vhodné nejprve popsat pomocí reálných příkladů – včetně atypických případů – a určit, jaký výsledek znamená správné dokončení úkolu.
Čemu můžeme zlepšit:
Klasifikace zpráv, přiřazení kategorií, stahování příloh, založení záležitostí, upozornění a eskalace. Řešení projektujeme s ohledem na existující systémy, odpovědnost zaměstnanců a potřebu ověřování výjimečných případů. Celo ne spočívá v přidání umělé inteligence do každého kroku, ale ve odstranění zbytečné práce.
Na co si dát pozor:
Automatické odpovědi vyžadují pravidla kvality a kontroly chyb; nesmějí zákazníka zavádět do omylu. Rozsah a rentabilitě je třeba potvrdit během analýzy, zatímco před nasazením je nutné ověřit vstupní data, oprávnění, bezpečnost i možnost opakování chybné operace.
FAQ — Může systém odpovídat na všechny e-maily?
Toto není doporučeno; část záležitostí by měla vždy dopadnout přímo na člověka.